Niniejsza polityka prywatności (zwana dalej: „Polityką Prywatności”) określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Zencal sp. z o.o. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie. Ilekroć w niniejszym dokumencie używamy słowa „my”, należy przez to rozumieć Zencal sp. z o.o.
Administratorem Twoich danych osobowych jest Zencal sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Mogilska 65, 31-545 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000990807, NIP: 6751770090, kapitał zakładowy: 5.000,00 zł.
Spełniamy wymogi ochrony danych osobowych wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej: „RODO”).
Możesz się z nami skontaktować poprzez:
W przypadku danych osobowych Uczestników lub członków zespołu Użytkownika, administratorem danych osobowych tych osób jest Użytkownik, natomiast Zencal sp. z o.o. pełni rolę podmiotu przetwarzającego. To Użytkownik, w każdym wypadku, decyduje o celu i sposobie przetwarzania danych oraz ustala indywidualnie okresy retencji danych osobowych. Jednocześnie zwracamy uwagę, że w zakresie, w jakim informacje dotyczące osób, o których mowa w zdaniu poprzednim, przetwarzane przez nas w związku z wykorzystywaniem narzędzi śledzących (w szczególności plików cookies), stanowią dane osobowe - administratorem danych osobowych takich osób będzie Zencal sp. z o.o.
Zakres danych osobowych, cele, podstawy prawne przetwarzania oraz okresy ich przechowywania
1) Zawarcie, wykonanie i rozliczenie umowy o świadczenie usług
W celu zawarcia, wykonania i rozliczenia umowy (w tym również dochodzenia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy) możemy przetwarzać następujące dane osobowe: dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, firma), dane adresowe, numer identyfikacji podatkowej (np. NIP), adres e-mail, numer telefonu oraz inne dostarczone przez Ciebie dane.
Podstawa prawna:
W przypadku osób reprezentujących osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej - prawnie uzasadniony interes administratora polegający na możliwości weryfikacji czy przedstawiciele są umocowani do zawarcia umowy oraz kontakcie z Użytkownikami działającymi przez swoich przedstawicieli (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
W przypadku osób fizycznych, w tym osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą - niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
W zakresie danych, ułatwiających wykonanie umowy, w tym komunikację z Użytkownikiem (nie niezbędnych do wykonania umowy) - prawnie uzasadniony interes administratora polegający na utrzymywaniu kontaktu z Użytkownikami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
W zakresie realizacji obowiązków administratora, wynikających z przepisów prawa, w tym m.in. przepisów podatkowych oraz rachunkowych - niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Okres przechowywania: W celu zawarcia, wykonania i rozliczenia umowy na świadczenie usług (w tym również dochodzenia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy) Twoje dane będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy oraz przez 3 lata od dnia jej zakończenia. W celu wypełnienia ciążących na nas obowiązków podatkowych i rachunkowych, Twoje dane będą przechowywane przez 5 lat od zakończenia roku obrotowego, z którego pochodzi dana faktura.
2) Utworzenie i utrzymanie Konta Użytkownika
W celu utworzenia i utrzymania Konta Użytkownika możemy przetwarzać następujące dane osobowe: imię i nazwisko, zdjęcie profilowe, adres email, przy logowaniu za pomocą portalu Facebook: imię, nazwisko, płeć, zdjęcie profilowe; przy logowaniu za pomocą Google: imię, nazwisko, zdjęcie profilowe, adres email; przy logowaniu za pomocą Outlook: nazwa użytkownika, adres mail.
Podstawa prawna: Niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Okres przechowywania: W celu utworzenia i utrzymania Konta Użytkownika Twoje dane będą przetwarzane przez 7 dni od zgłoszenia przez Ciebie żądania usunięcia Konta Użytkownika.
3) Marketing produktów i usług administratora
W celu marketingu naszych produktów i usług, w tym wysyłki newslettera, możemy przetwarzać następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres email, telefon, firma, pozostałe dane pozyskane z publicznie dostępnych źródeł.
Za pośrednictwem Google Analytics: pliki cookies Google Analytics (dane związane z urządzeniem oraz przeglądarką, adresem IP i Twoimi działaniami na Stronie WWW lub platformie Zencal), identyfikatory reklamowe (pliki cookies dotyczące reklam Google), adres IP.
Za pośrednictwem HotJar: pliki cookies HotJar (dane związane z urządzeniem oraz przeglądarką, adresem IP i Twoimi działaniami na Stronie WWW lub platformie Zencal), identyfikatory reklamowe, adres IP.
Za pośrednictwem MailerLite: adres email oraz adres IP.
W celu marketingu naszych produktów i usług, wykorzystujemy również media społecznościowe (Facebook, Instagram, LinkedIn, Vimeo). Wówczas przetwarzamy dane, które udostępniłeś podczas korzystania z tych mediów społecznościowych (np. Twój identyfikator, zdjęcie, posty, komentarze, polubienia).
Zasady przetwarzania danych osobowych przez administratorów ww. portali społecznościowych znajdują się pod następującymi linkami:
Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes administratora polegający na marketingu własnych produktów i usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres przechowywania: Dane będą przetwarzane do chwili wycofania przez Ciebie zgody na otrzymywanie informacji o charakterze marketingowym albo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych w tym celu, chyba że wcześniej podejmiemy decyzję o zaprzestaniu przesyłania Ci informacji tego typu.
4) Kontakt m.in. przez czat i formularze kontaktowe
W celu udzielania odpowiedzi na pytania zadane przez Ciebie w czacie lub formularzu kontaktowym możemy przetwarzać następujące dane osobowe: imię, nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu oraz inne dane wskazane przez Ciebie w treści wiadomości.
W celu przesyłania Ci wiadomości email dotyczącej nieukończenia przez Ciebie procesu konfiguracji Konta Użytkownika, możemy przetwarzać Twój adres e-mail.
Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes administratora polegający na utrzymywaniu kontaktu z klientami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres przechowywania: Dane będą przetwarzane przez czas pozwalający nam na zachowanie ciągłości korespondencji z Tobą. Po upływie tego okresu, po zarchiwizowaniu Twoich danych, możemy je przetwarzać dla celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przez okres wskazany w pkt. 5 poniżej.
5) Ustalenie, dochodzenie lub obrony przed roszczeniami
W celu ochrony naszych interesów w przypadku powstania sporu pomiędzy nami a Tobą, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe wskazane w punktach powyżej.
Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes, polegający na ochronie naszych racji w razie potencjalnego sporu na etapie sądowym lub przedsądowym (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres przechowywania: Do czasu przedawnienia roszczenia, bądź do chwili przedawnienia możliwości nałożenia administracyjnej kary pieniężnej.
Korzystamy z kilku wymienionych niżej narzędzi śledzących, jednak żadne z nich nie pozwala nam na zidentyfikowanie Cię i nie podejmujemy prób łączenia tych informacji z Twoimi danymi osobowymi. Jednocześnie, za pośrednictwem dedykowanego narzędzia służącego m.in. do zarządzania plikami cookies, umożliwiamy Ci decydowanie o stosowaniu przez nas określonych narzędzi śledzących.
Korzystamy z Google Analytics dostarczanego przez Google Ireland Limited, które spełnia podobne funkcje do plików cookies. W celu utrzymywania, ulepszania i rozwoju naszych produktów i usług oraz dostosowywania niektórych treści widocznych w platformie Zencal lub Stronie WWW do Twoich preferencji, korzystamy z informacji dostarczonych przez Google Analytics. Przedmiotowymi informacjami mogą być identyfikatory urządzeń mobilnych, z których korzystasz, język urządzenia, czas otwarcia aplikacji oraz inne dane, które dostarczyłeś Google.
Korzystamy z HotJar dostarczanego przez Hotjar Limited, które pozwala nam śledzić ruch na naszej Stronie WWW i platformie Zencal, a przez to widzieć jakie funkcjonalności są bardziej atrakcyjne, a które nie cieszą się zainteresowaniem. Za pośrednictwem HotJar mamy dostęp do takich informacji jak system operacyjny i przeglądarka internetowa, z której korzystasz, podstrony, jakie przeglądasz w ramach platformy Zencal i Strony WWW, czas przeglądania, źródło, z którego przechodzisz do naszej Strony WWW lub platformy Zencal, przyciski w które klikasz.
Informacje oraz zasady działania Google Analytics oraz HotJar można znaleźć tu:
Korzystamy z narzędzia Facebook Pixel dostarczanego przez Facebook Inc., w celu kierowania do Ciebie reklam w portalu Facebook. Facebooka Pixel w sposób automatyczny gromadzi informacje o Twoim korzystaniu z Zencal i Strony WWW. Informacje, o których mowa w zdaniu poprzednim są przekazywane do serwerów Facebooka, która mogą znajdować się również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (w szczególności w USA).
Zwracamy uwagę, że informacje, o których mowa powyżej mogą być łączone przez Facebook z innymi dotyczącymi Cię informacjami, zebranymi przez Facebook w ramach korzystania przez Ciebie z portalu Facebook. Nie mamy wpływu na te działania i są one od nas niezależne.
Więcej informacji dot. przetwarzania danych przez Facebook znajdziesz pod adresem: www.facebook.com/privacy/explanation.
Przydatne informacje dot. zarządzania Twoimi ustawieniami prywatności w portalu Facebook znajdziesz pod adresem: www.facebook.com/ads/settings.
Dla realizacji celów, o których mowa powyżej, a w szczególności w celu umożliwienia Ci korzystania z naszych produktów i usług, Twoje dane mogą być udostępniane naszym zaufanym partnerom.
Udostępniamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia wskazanych wyżej celów przetwarzania oraz wyłącznie dla realizacji tych celów. Zapewniamy, że udostępnianie Twoich danych podmiotom trzecim następuje z zachowaniem zasad bezpieczeństwa przewidzianych przez przepisy prawa (w szczególności RODO) jak również w zgodzie z postanowieniami Polityki Prywatności.
Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane przez takie podmioty jak:
Dokładna lista podmiotów, które są odbiorcami Twoich danych osobowych znajduje się tutaj.
W związku z korzystaniem z naszych usług lub integrowaniem naszych produktów z narzędziami dostarczanymi przez zewnętrznych dostawców (np. kalendarz Apple, Google, Outlook) Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) do podmiotów takich jak Apple Inc., DigitalOcean LLC, Facebook, Inc., Google LLC, HubSpot, Inc., Microsoft Corporation, Slack Technologies, Inc., Stripe, Inc., Twilio, Inc., Zoom Video Communications, Inc.
Przekazujemy dane osobowe odbiorcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (tzw. odbiorcy z państw trzecich) na zasadach określonych w rozdziale V RODO. W związku z powyższym przekazanie Twoich danych osobowych do państwa trzeciego może odbywać się w oparciu o następujące mechanizmy prawne:
W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
Jeżeli zgłosiłeś żądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych, powstrzymamy się od przetwarzania Twoich danych, za wyjątkiem ich przechowywania lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania danych osobowych zostaniesz o tym poinformowany.
Zgłaszanie nam wszelkich żądań dot. realizacji przysługujących Ci praw może nastąpić na adres e-mail lub adres pocztowy wskazany na początku niniejszego dokumentu, lub w inny wybrany przez Ciebie sposób.
W celu ułatwienia korzystania z platformy Zencal i Strony WWW oraz monitorowania sposobu korzystania z nich, wykorzystujemy technologię plików cookies, czyli informacji zapisywanych przez nasz serwer i wysyłanych do przeglądarki internetowej, z której korzystasz oraz otrzymywanych przez nas od tej przeglądarki internetowej, podczas Twoich kolejnych odwiedzin platformy Zencal lub Strony WWW.
Korzystamy z trzech typów plików cookies:
Nie jest wykluczone, że w niektórych sytuacjach informacje uzyskane dzięki plikom cookies będą uznane za dane osobowe, w związku z tym zachęcamy do zapoznania się z naszą Polityką Prywatności, w której opisane jest w jaki sposób Zencal sp. z o.o. przetwarza dane osobowe.
Możesz w dowolnej chwili wyłączyć w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej opcję przyjmowania cookies. Może to spowodować jednak nieprawidłowości w działaniu naszych serwisów. Poniżej znajdują się odnośniki do informacji, jak wyłączyć pliki cookies w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych:
https://support.mozilla.org/pl/kb/Włączanie i wyłączanie obsługi ciasteczek
Zencal sp. z o.o. korzysta również z narzędzi do zarządzania plikami cookies, dzięki któremu możesz dostosować pliki cookies do swoich preferencji. W każdej chwili możesz zmienić zasady udostępniania informacji za pośrednictwem plików cookies.
Pliki cookies są przez nas wykorzystywane w celu:
W oparciu o Twoje dane nie przeprowadzamy zautomatyzowanego podejmowania decyzji i nie tworzymy również Twojego profilu w oparciu Twoje dane osobowe. Zwracamy jednak uwagę, że używamy narzędzi śledzących (opisanych powyżej), dzięki którym możemy podejmować określone działania, dzięki zebranym przez nie informacjom na Twój temat. Działania nie mają istotnego wpływu na Twoją sytuację, w szczególności nie wpływają na warunki umowy, którą możesz z nami zawrzeć.
Polityka Prywatności może podlegać aktualizacjom oraz zmianom. W takim wypadku podejmiemy działania w celu poinformowania Cię o zaistniałych aktualizacjach lub zmianach np. poprzez wysłanie odpowiednich powiadomień. Niezależnie od powyższego, zalecamy możliwe jak najczęstsze zapoznawanie się z treścią tej strony.
Ostatnia zmiana Polityki Prywatności nastąpiła dnia 26.03.2023
